达州市社会保险管理局 业务档案规范化数字化处理招商比选公告

发布时间： 2022-11-07 13:21:41   浏览量：

根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源社会保障部和国家档案局第3号令）和《四川省社会保险业务档案管理实施细则》、《四川省社会保险业务档案分类、归档范围与保管期限》及相关规定，为切实提高业务档案规范性管理水平。根据相关规定，经研究，决定将本宗社保业务经办资料委托有社保业务档案规范化整理经验的专业档案整理加工公司进行分类、装订、扫描、数字化，形成符合纸质业务档案规范和电子业务档案管理要求的业务档案，并将规范整理好的纸质档案及电子档案移交至档案馆，实现业务档案管理工作信息化的目标。现将相关事宜公告如下：

一、整理范围及业务资料现状

2020年1月至2022年12月期间形成的业务资料，按业务部门进行收集分类，由各业务科室指定专人将业务资料移交档案整理地点、签订移交手续。目前业务资料以A4纸张为主，也存在不规则纸张；资料以件/份采用钉书钉、胶水等形式装订，资料大多数没有编页码或页码不规范，在档案整理、数字化加工过程中会较为耗时。由于没有按规范标准分类收集，需要根据每一件资料进行准确分类和录入信息，如：个人社保号、姓名、身份证号、单位名称、单位编号、审批日期、每件开始页号等。

需要对各业务口归集资料先进行分类，如：管理类GL分为：参保单位登记材料01、参保人员登记材料02。GL01需要录入单位名称、单位编号、审批日期、每件开始页号，GL02需要录入个人社保号、姓名、身份证号、单位名称、单位编号、审批日期、每件开始页号，单位信息及个人信息可从数据库调取。

业务档案整理预估数量

注：1.以上数据存在不确定性；2.最终以实际整理数量为准。

根据《社会保险业务档案管理规范》（GB/T 31599-2015）及相关标准进行档案整理、数字化扫描（数字化保存格式按档案局要求执行）及数据录入校对等，形成电子档案，导入档案管理系统进行利用，提高档案的便捷利用率。

根据现有档案资料情况，明确以下解决方案：

1.数字化加工流程图。由服务商专文提交。

2.档案加工流程简介。由服务商专文提供。

3.业务资料交接。资料类型、年度、保管期限、盒号、移交人、接收人、接收时间。接收完成后进行临时库房入库登记。

我局各业务科室提交整理的业务资料本着“谁经办、谁归档、谁移交、谁负责”的原则，由业务科室负责收集整理造册登记后，由业务科室专管员配合局办公室专管员向业务档案整理服务商办理交接手续，局办公室安排专人负责监交。

4.资料分类。为了保证档案资料的统一规范性，所有档案资料均严格按照国家标准（《GB/T 31599_2015社会保险业务档案管理规范》）分类。

具体分类明细按《四川省社会保险业务档案分类、归档范围与保管期限》执行。

办公室安排档案专管人员负责指导档案整理服务商对相关业务资料分类，严格执行《GB/T 31599_2015社会保险业务档案管理规范》和四川省人社厅、四川省档案局关于印发《四川省社会保险业务档案管理实施细则（试行）》的通知（川人社办发〔2012〕439号）及相关规定进行逐件核查。

5.资料整理。对每卷档案进行扫描前预整理，按照单位和个人拆分成案件，对每件档案进行条码打印并粘贴条码，为原始档案编写页码，所有页码编写在每页的右下角，以确保卷内档案的连续性，并拆除装订物。

6.资料扫描。对已整理的资料以卷为单位进行批次扫描，扫描完成后将该批次影像上传至影像服务器，以方便下个流程的操作，电子图像保存格式必须符合市档案馆规定。扫描的电子档案图像及数据库格式必须与以前年度电子档案兼容。

7.图像处理。对已扫描并上传的影像以按需提取任务的方式进行图像优化检查，去除影像中的空白页、为影像去黑边、纠偏，对影像不合格的资料进行重新扫描，以确保资料影像的高清晰度。

需录入的电子档案信息内容：

单位档案：单位编号、单位名称、审批日期、件开始页号、页数，同时录入本单位所属人员姓名、身份证号码。

个人档案：个人编号、个人姓名、身份证号码、单位编号、单位名称、审批日期、件开始页号、页数。

8.质量总监。服务商安排质量监控人员对已录入信息的资料进行质量总检，主要检查档案影像是否合格、资料类型标识是否正确。通过质量总检的档案方可提交给我局进行验收检查。

9.验收上传。对已加工完成的资料，分批次提交给我局进行验收，本环节设置为全部档案验收，通过验收的档案，将由档案加工系统上传至用户档案管理系统，届时我局可以在档案管理系统中完成实现档案的查询利用。

10.目录、封面、备考表、背脊等卷信息打印。对卷内目录、封面、备考表、背脊等卷信息按照国家标准规范进行打印立卷。

11.整理规范的业务档案塑封移交上架。对已验收上传的档案进行塑封，在塑封时将档案按照档案的页码顺序进行排列，不得出现档案页的前后颠倒、档案页的倒置，以左对齐、上对齐的方式进行塑封包装，塑封时将档案目录放在档案的最前页，备考表放在档案的最后页。将塑封完成的档案进行卷顺序的排列，并按照档案卷顺序入库上架。

12.移交签字。服务商将完成整理并验收的信息表履行签字移交手续。委托方、接收方（市档案馆）、被委托方（整理方）三方签字认可（含电子业务档案数据移交信息）后，服务商被委托事项履行完毕。

二、项目施实计划

根据摸底情况，现有业务档案约1671卷，约计501300页，计划6个月完成档案整理、数字化加工工作（自资料移交到档案进馆移交并签字等环节）。

实施项目竞价费用范围。

1.委托服务商整理费用包含项目人员费用、设备及数字化加工耗材（含塑封袋）等费用。

2.委托整理费用不含档案盒，档案转运车辆租赁及人工劳务搬运费。档案盒由我局根据国家标准另行印制购买（厚度6公分），档案转运所需包装箱、装运车辆及搬运人工劳务费，由我局据实另行给付。

3.整理2020年-2022年三个年度业务档案及2017年以前业务档案竞价费用以最低报价中标。

4.实际整理件数与页数多于我局估算的，最终以实际成品数量结算费用（清算增加的费用另补充协议）。

三、服务商竞价比选办法

根据相关规定，由我局按照分散采购竞价比选方式确定服务商。

我局成立比选小组：5人，工作人员1人（比选领导小组人员不予公开）。

比选时间由局办公室确定并通知比选小组人员和参加比选的服务提供商（参选服务商不得少于3家）。

（此方案在局官网发布时间5个工作日，发布期间报名不足3家时，我局可根据市档案馆推荐服务商参加比选竞价）。

招商联系人：杨晶，联系电话：0818-2103765

                                                                                达州市社会保险管理局

                                                                                      2022年11月7日